Depuis quelques semaines, Covid oblige, c’est le branle-bas de combat dans les chaumières, si vous avez la chance d’avoir encore de l’activité professionnelle, vous ne devez pas la laisser vous échapper et il est grand temps de se mettre à jour sur les outils collaboratifs pour télétravailler.

Les outils mentionnés ici, sont uniquement ceux que j’ai pu tester et pas forcément éprouvés, mais cet article vous permettra de perdre moins de temps que moi en recherches sur Internet 😉

POUR VOS VISIOCONFERENCES

Pour les visio, j’utilise deux outils très simples et gratuits : Google Hangouts et Zoom.us, les deux sont accessibles dans une version sans installation sur nos postes. Ils sont aussi utilisables sur mobiles.

GOOGLE HANGOUTS

On y accède par plusieurs chemins : https://hangouts.google.com/

En installant Google Hangouts dans Chrome et vous le retrouvez en haut dans votre barre de nav.

Un avantage des réunions Google, c’est que lorsqu’on créé un évènement dans notre agenda Google, on peut ajouter un visio par défaut, c’est très pratique, ainsi les participants n’ont plus qu’à cliquer sur le lien pour vous rejoindre.

A noter que Google Hangout n’est pas Google Meet, qui est une version premium de G Suite (l’offre de base qui inclut Google Meet est à 5,20 euros).

Les points + de Google Hangouts :

• Partage d’écran
• Connexion à plusieurs sans limite de temps

ZOOM.US

Zoom.us est un système d’organisation de réunions, conférences en ligne.

La version gratuite a une limite de temps de 40 minutes lors des réunions de groupe. Le forfait mensuel est de 13,99 euros/mois.

Les points + de Zoom.us :

• Partage d’écran
• Enregistrement de la réunion pour l’organisateur

Il existe d’autres outils comme Whereby, Skype et beaucoup d’autres. Je vous invite à ajouter votre outil préféré en commentaires.

POUR VOS TRAVAUX COLLABORATIFS

J’ai testé Mural et Klaxoon pour produire en mode collaboratif.

MURAL

Capture du site Mural

Mural est un outil de travail collaboratif dans lequel on peut trouver des espaces de travail vides, comme des tableaux blancs et des espaces avec des templates, roadmap, Kanban et autres matrices diverses qui peuvent correspondre aux étapes du Design Thinking.

Les points + de Mural :

• L’interface est vraiment très facile à prendre en main, en 5 minutes c’est réglé pour quelqu’un qui connaît l’utilisation de logiciels de prototypages.
• On peut débuter avec un plan gratuit pendant 30 jours. Après c’est environ 11 euros par mois pour un espace de travail avec plusieurs « rooms ».
• Possibilité d’inviter des participants sans qu’ils se connectent.
• Possibilité de facilitation des réunions, comme l’organisation de sessions de votes par exemple.
• Webinaire onboarding pour comprendre l’outil.

Les points – de Mural :

• Quand j’ai participé à un tableau collaboratif organisé par une tierce personne, je suis rentrée dans l’espace de travail sans connexion en anonyme, ça peut être gênant si on est plusieurs.
• Pour organiser des ateliers collaboratif il faut combiner Mural à un outil de réunions, j’ai utilisé Zoom.us, l’important étant de bien synchroniser les mouvements entre le son qui vient de Zoom.us et l’image qui est sur Mural.
• En cas d’atelier de Design Thinking, switcher les salles de Mural et les salles de Zoom.us demandant un peu de technique. Mais c’est possible, j’ai vu à l’oeuvre les organisateurs de l’équipe Klap.io gérer ça au top !

KLAXOON

Capture du site Klaxoon

Klaxoon se présente comme un outil de gestion d’équipe global. Il permet de créer des tableaux de brainstorming, d’animer des réunions en présentiel ou remote, de poster des questions, faire des quizz, des sondages.

Je n’ai pas utilisé toutes les fonctionnalités, mais j’ai prévu de faire une réunion d’onboarding, comme pour Mural.

Les points + de Klaxoon :

• C’est une société française basée à Rennes
• Système de vote
• Webinaire onboarding pour comprendre l’outil

Les points – de Klaxoon

• J’ai une préférence pour le design et l’ergonomie de Mural, mais c’est totalement subjectif !
• La non transparence des tarifs. Rien n’est indiqué sur le site.

Il existe bien d’autres outils pour collaborer en remote, dont Figma, Adobe XD, Teams, et je vous conseille de regarder la vidéo de Laurent Gallen qui nous partage aussi une liste d’outils.

POUR ORGANISER DES WEBINAIRES

Je me renseigne sur comment diffuser un webinaire public, depuis quelques temps j’ai de la demande, mais je n’osais pas franchir le cap de la vidéo ! J’avoue que depuis ma licence via Openclassroom à distance et mes oraux validés par visioconférence, mes restitutions d’audit en visio avec mes clients, les rendez-vous et réunions par Zoom, je commence à me sentir plutôt à l’aise.

ZOOM.US

Comme présenté en haut, Zoom.us permet de créer des webinaires, toutefois à presque 40 euros par mois pour cette option. Pour le moment je ne franchis pas le pas.

YOUTUBE

Si vous avez une chaîne Youtube, vous accédez par ici à l’outil de programmation de votre live.

Capture d’écran de YouTube Studio

Pour ma part ça sera mon outil privilégié avec Google Hangout.

Les points positifs de Youtube Studio :

• C’est gratuit !
• C’est assez simple à prendre en main.
• Il y a un outil de chat qui permet aux participants d’échanger pendant le live.
• Le live reste accessible ensuite si on veut.

OCCUPER SES ENFANTS (OU SON CHAT !)

Je plaisante, je n’ai aucune solution à vous proposer pour gérer vos enfants pendant vos visioconférences, à part croiser les doigts pour qu’ils n’arrivent pas comme des fleurs en plein milieu des réunions. Point positif, ça arrive souvent en ce moment, et ça fait rire tout le monde 😉

Bien sûr toute cette liste n’est pas exhaustive et j’espère que vous ajouterez vos outils préférés avec quelques explications.