REX animer des ateliers collaboratifs en remote
Définition de projet, onboarding des clients et/ou de leurs collaborateurs dans les projets, acculturation à l’UX, prise de conscience de l’importance des utilisateurs finaux, sans négliger leurs cibles marketing pour autant… Bref, concevoir des expériences qui apportent de la satisfaction à l’utilisateur final en répondant à sa problématique et en m’assurant que cela va développer le business de mon client.
Je propose d’ailleurs une démo aux curieux ou septiques, afin voir comment on peut mener un atelier de collaboration en remote.
Pourquoi j’ai proposé les ateliers collaboratifs en ligne ?
Même si je suis habituée à travailler à distance, la prise en main de certains outils n’est pour autant pas simple et c’est une étape qui peut générer pas mal de stress, chez le facilitateur comme chez le client.
Justement, c’est le moment idéal pour se lancer. Tout le monde est bloqué chez lui, tout change, il faut s’adapter et clairement on vous pardonnera beaucoup plus facilement le problème de connexion qui fait qu’on ne vous a pas entendu 10 secondes. L’interruption inopinée de la visio par un marmot en pyjama, le chat qui ripe sur le clavier !
Dans le cadre actuel, tout le monde part plus ou moins pénalisé mais y met de la bonne volonté. Profitez de l’occasion pour tester les outils et vous mettre en selle ! Vous pouvez retrouver mon article sur Mes outils en remote ici.
La préparation des ateliers
Préparer la base travail me demande plus de temps que des ateliers en présentiel. Il est important de prévoir en amont l’objectif de l’atelier et de préparer les supports (templates, canva…).
Selon le nombre de participants et le sujet de l’atelier, on peut prévoir d’animer à plusieurs facilitateurs/designers.
Le lieu
Même si ce n’est pas toujours simple selon le l’endroit d’où on anime (ou participe), il est important de se créer un endroit propice à la concentration.
Je me suis créé un bureau dans une pièce de la maison, le plus loin possible des distractions. Même si j’adore travailler de mon salon qui a une super luminosité, je dois m’isoler pour laisser la maison à la famille et être 100% concentrée sur mon travail.
Le cadrage
Avant de lancer l’atelier, je reprends l’ordre du jour, je pose le sujet et le déroulé de l’atelier, son but, le temps prévu, pour quel livrable.
Quand l’atelier est terminé, je clos avec le thème du prochain atelier afin d’avoir une visibilité sur l’avancée du projet et rester dans les clous de la roadmap que mon client peut consulter quand il le souhaite via notre Drive.
Nous travaillons avec un Drive dans lequel nous ajoutons nos fichiers de travail, roadmap, benchmark, compte rendus de réunion, livrables…
L’outil de travail
J’utilise Klaxoon et Mural, l’un ou l’autre selon le client. Simplement pour tester de mon côté les deux outils et voir lequel sera plus efficace pour moi. Je dois encore tester Miro.
Je prépare donc mon espace de travail en amont, je note les énoncés à côté du board pour qu’on puisse s’y référer en cours d’atelier.
Je me suis aussi équipée d’un casque permettant d’isoler les bruits extérieurs. Toutefois le son et le micro de mon Imac sont très qualitatifs.
Pour tout vous avouer, le casque sert à ignorer mon fils de 4 ans qui s’énerve et râle… 🤨 Pas toujours simple en tant que parents de se désolidariser de la vie de famille de la maison quand il faut travailler.
La préparation du participant
Pour mes ateliers du moment, nous sommes entre 4 et 5, chacun chez soi, donc chacun avec son contexte, outils, débit Internet, famille… Je rassure mon client, les couacs arrivent, je ne veux pas qu’il puisse être angoissé en amont avec cela.
Il est important de bien comprendre que même si nous nous voyons, nous entendons, nous ne sommes pas ensemble dans une salle pour travailler en immersion. Le facilitateur doit avoir une posture d’encouragement. J’en parle dans la partie « La préparation du facilitateur »
La prise en main de l’outil chez le participant
Dans ce nouveau cadre de travail, en plus de devoir gérer cela, il faut gérer les outils. Pour le participant c’est travailler avec un nouvel outil spécifique. Je prévois un ice-breaker qui lui permet de tester l’outil. Découvrir le plan de travail, les outils de dessin, d’écriture, le déplacement dans l’espace du board, les interactions avec les autres participants…
Les outils sont majoritairement rapides à appréhender. On fait passer l’apprentissage par le jeu, c’est un contexte favorable à la découverte.
Pendant l’atelier
Lors des phases de brainstorming, comme en présentiel, il est important de passer en revue les différentes idées, de prendre le temps de bien comprendre ce que chacun à voulu dire. Nous mettons en place des notes via l’outil de board qui permettent de retrouver les informations échangées à l’oral. Ainsi chaque participant peut s’y référer plus tard. Le board restant accessible au client même après la session d’atelier.
La préparation du facilitateur
Comment se préparer pour animer des ateliers basés sur l’interaction, les échanges, l’humain, l’immersion, en étant chacun chez soi, enclins à être perturbés par nos contextes personnels ?
Concrètement, via la visio, vous ne voyez pas vraiment ce que font les participants, vous ne pouvez pas essayer de deviner ce qu’ils pensent, ni étudier les positions, leurs mimiques, pas simple ! Pour les embarquer avec moi, je garde le smile, j’essaie de transmettre ma bonne humeur par le ton de ma voix, j’aime détendre l’ambiance générale, pourquoi pas avec quelques blagues !
Pour la petite anecdote, lors de mon dernier atelier mon client à commencé à noter des blagues sur les post-it ! J’ai trouvé ça vraiment excellent de me dire qu’il était suffisamment à l’aise pour le faire. Bien que se soit notre première mission ensemble et son premier atelier collaboratif !
J’ai souvent réalisé des restitutions en visio, j’ai passé ma licence de cheffe de projet uniquement en visio en 2018, j’ai vécu un peu toutes les pires situations, en passant par les travaux de mon voisin pendant mon oral, l’incapacité à partager mon écran sous le stress, l’angoisse de parler devant mon ordinateur, perdre de vue mon examinateur, perdre la connexion et ainsi mon interlocuteur, dépasser le temps alloué, être dérangée par mes enfants, avoir le chat qui passe dans le fond de la pièce… du pire à ce qui peut faire sourire, mais qui dans tous les cas risque de faire perdre ses moyens au participant.
Certes, nous ne sommes pas dans un cadre de concours, mais tout cela est générateur de stress, d’impatience. Il faut donc avoir de la patience pour tous les participants et faire preuve d’empathie. Rassurer, parler, poser des questions, demander si tout va bien… Interpeller les personnes, surtout celles qui vont avoir tendance à se laisser driver et ne pas beaucoup parler.
Le temps
J’ai pu remarquer que les ateliers en ligne prenaient un peu plus de temps, la prise en main de l’outil, le lancement de l’atelier en mettant les participants à l’aise, attendre que chacun remplisse sa partie, même si bien entendu, on peut mettre un timer, parfois certaines personnes vont être un peu plus lentes et l’idée n’est pas de les stresser et leur faire perdre leur motivation.
Prévoyez un délai entre l’heure de connexion et le début de l’atelier, le temps que chacun se mette en place.
Concernant la durée des ateliers, actuellement je prévois des demies journées avec un format 2h / 2h30 maximum.
Le bilan
Les avantages des ateliers en présentiels sont conservés, nous arrivons à co-construire et à avancer dans les projets. L’étape des animations d’ateliers à distance se prend en main rapidement et si vous adoptez une bonne posture pour faciliter, les participants seront convaincus eux aussi.
Pour ma part, après mes ateliers, je suis tout autant épuisée par l’animation et la production que lorsque que je suis chez mon client.
Avantage non négligeable, je peux aller prendre un petit apéro pour décompresser quand l’atelier est fini 😅 ou me poser quelques instants au soleil pour souffler !
Encore de la lecture
Voici des articles pour faciliter l’animation d’atelier en remote :
