Depuis quelques années on assiste à la multiplication des ateliers collaboratifs, participatifs, de co-conception, de sprint… Appelons-les comme on veut, en voici le principe :

Que sont les ateliers collaboratifs ?

Les ateliers collaboratifs sont des réunions facilitées mises en place lors d’un projet, au cours desquelles ont utilise des techniques de facilitation créatives. Pendant ces ateliers les participants, soigneusement sélectionnés, vont réfléchir autour d’une problématique spécifique définie en amont.

Ces ateliers collaboratifs peuvent aussi être l’occasion de trouver des concepts et donc être utilisés bien avant la phase de conception, comme dans les phases d’idéation (c’est le cas lors de la mise en place d’une démarche d’innovation avec le Design Thinking).

Comment se déroulent les ateliers collaboratifs ?

Selon le type d’atelier sélectionné, la durée peut varier de quelques heures à plusieurs jours (maximum 5 dans le cas d’un Design Sprint).

Pour organiser un atelier collaboratif il faut tout d’abord un sujet ou un projet : une entreprise travaille sur une idée ou déjà sur un outil et souhaite utiliser le système des ateliers afin de concentrer ses équipes durant un moment hors du schéma classique de l’entreprise afin de développer la créativité et la collaboration.

Souvent, on privilégie un lieu neutre, permettant aux participants d’être dans un espace libre de tout rappel à leur bureau, leur hiérarchie, et tout ce qui pourrait rendre plus difficile la réalisation de l’atelier.

Une fois le sujet justifiant l’atelier (je tiens à cette remarque, car non, organiser des ateliers à tout va n’est pas utile, cela a un coût et mobilise des ressources), on travaille en amont sur la problématique, inutile de prévoir un atelier collaboratif si on ne sait pas ce qu’on souhaite en tirer. Ces ateliers monopolisent des dirigeants, des collaborateurs, des ressources de toutes sortes et si on veut en garder tout son intérêt, bien définir sa problématique en amont est donc capital. Ce travail de définition d’objectif se fait lors d’une préparation avec les parties prenantes et le -product-designer.

Comment se passe le recrutement ?

Tout d’abord, il est admis qu’afin que l’atelier se déroule dans des conditions optimales, le nombre de participants est de 8. Les interactions, entre ces 8 personnes sont suffisantes à la génération d’idées. Toutefois, on peut tout s’affranchir de cette règle et accepter + ou – de participants. Certaines entreprises n’ont pas les ressources, il est donc nécessaire de s’adapter afin de ne pas les priver des avantages de la collaboration.

Pour recruter les bons participants on définit l’objectif de cet atelier (encore lui !) afin de comprendre la valeur de chaque collaborateur.

Lors de la préparation, on sélectionne avec le client la participation de chaque métiers. Les ateliers ont pour objectif de faire intervenir différents métiers interdisciplinaires permettant le travail disciplinaire et les approches pluri ou interdisciplinaires.

Le designer doit être en mesure de faire participer tous les métiers qu’il jugera utiles au bon déroulé de sa mission.

« Design is too important to be left to designers. »

Raymond Loewy

Les capacités et compétences de chacun, orchestrées par le designer ou facilitateur vont permettre d’aboutir rapidement à des réflexions et des choix unanimes.

Les échanges sont enrichis en matière grise, en richesse technique. Le projet bénéficie d’un gain de temps sur les prises de décisions et d’une vision élargie.

Quels sont les différents types d’ateliers ?

On peut dérouler toutes sortes d’ateliers collaboratifs. Selon l’objectif on peut monter des ateliers de brainstorming, story mapping, user journey, wireframes, prototypages… cela va dépendre de l’avancée du projet.

On peut aussi décider de tester un concept ou une idée sur un format de Design Sprint de Jake Knapp par exemple en 5 jours. Ce type d’atelier collaboratif facilite la cohésion de groupe et les décisions quant à la viabilité d’une idée ou du lancement d’un projet par exemple.

La durée des ateliers peut aussi être adaptée à la réalité du projet et des entreprises.

Comment se passe un atelier ?

Lors d’un atelier collaboratif, les participants sont invités à se retrouver dans un lieu neutre, accompagnés d’un designer ou facilitateur.

La démarche de laisser la passation de ce type d’événement à une personne extérieure à l’entreprise permet de limiter les craintes vis à vis des autres collègues ou responsables hiérarchiques. Les participants se sentent plus libres de proposer leurs idées et débattre à propos des idées de leurs collègues.

Chaque collaborateur participe, personne n’est laissé de côté et tout le monde partage ses idées, son ressenti, son avis, dans le but d’alimenter la réflexion. Le facilitateur s’assure que chacun se sente à l’aise pour participer.

Les méthodes d’animation des ateliers vont dépendre de l’objectif du client et sont laissées libres à l’appréciation du designer.

En tant que UX stratégiste chez Cherry Fizz, on aime animer des ateliers Lean Canvas, customer journey, story mapping…

Quels sont les bénéfices des ateliers participatifs ?

Les ateliers collaboratifs ont de nombreux bénéfices, les grandes entreprises comme Google, Uber, Air Bnb fonctionnent ainsi.

Sur le plan de la cohésion de groupe, les ateliers permettent de

• multiplier les idées sur un projet
• améliorer la considération des collaborateurs et de leurs métiers
• enrichir l’entente des collaborateurs par la suite lors du déroulement du projet
• activer l’empathie et l’écoute

Sur le projet en lui même, les ateliers permettent

• d’enrichir le projet
• d’aligner les visions des différentes parties prenantes et métiers
• de challenger un projet ou une idée bien plus rapidement
• de vérifier la viabilité du projet
• de donner de la visibilité à un projet

« Fail early to succeed sooner. »

Tim Brown

Sur le plan de la vision extérieure, les ateliers permettent

• une ouverture à l’extérieur en donnant la parole à tous, de sorte que les désaccords qui peuvent apparaître lors d’un projet soient désamorcés rapidement (et ne pas en faire des litiges !)
• de profiter de l’expérience du designer qu’il aura pu acquérir lors de ses autres ateliers clients, de son expérience de travail collaboratif avec les différents métiers et autres domaines d’activités…

Pourquoi les ateliers collaboratifs ont des limites ?

L’abus d’ateliers

Tout d’abord, à force d’en parler sans arrêt, le risque principal c’est de finir par réaliser des ateliers sans en avoir la nécessité et je me rends compte que c’est de plus en plus souvent le cas.

Un exemple simple : lors de la création d’interfaces, un designer peut travailler seul en production et faire tester son prototype par la suite. Tout le monde n’a pas connaissance des règles d’ergonomie et tous les avis ne sont pas toujours constructifs. Il est important de définir l’intérêt de ce type d’atelier avant de se lancer par effet de mode.

Le penchant serait de bloquer 8 personnes 3 jours pour travailler sur ce qu’un collaborateur expert serait en mesure de faire seul.

L’importance étant de bien communiquer en pré et post production, et tester auprès de la bonne audience surtout !

La maturité des entreprises

Certaines entreprises ou clients ne sont pas matures, pour ce type d’ateliers. Avec le risque de frustration aussi bien pour le client que pour le designer.

Il est nécessaire aussi de noter que tout le monde n’est pas forcément enjoué par l’idée de participer à ce type d’événement. Du timide au vindicatif, gérer des tempéraments opposés est un exercice compliqué qui demande une bonne énergie de la part du designer – facilitateur ainsi qu’une grande confiance du client.

Ma checklist de l’utilité de l’atelier collaboratif

• Des parties prenantes engagées dans leur projet
• Bénéficier de la confiance et l’ouverture d’esprit des parties prenantes
• Une équipe participante volontaire
• Un objectif de contenu de l’atelier clairement définit
• Savoir ce qu’on fait du travail produit en atelier. Next step ?

Vous vous sentez l’envie de challenger une idée ou un projet, vous pouvez en lire plus sur notre site Cherry Fizz.

*Illustration Elodie 🌼